Un cliente que no paga, un inquilino que acumula meses de alquiler o un antiguo socio que no devuelve un préstamo. Las deudas impagadas son uno de los problemas más habituales para autónomos, pymes y particulares, y también uno de los que más se alargan cuando no se actúa con método. En esta guía repasamos qué hacer desde el primer día de retraso, qué vías ofrece la ley en España y cuándo conviene contar con abogados en Carabanchel que conozcan tanto la parte jurídica como la fiscal del problema.
Antes de reclamar: reúne las pruebas de la deuda
La fuerza de cualquier reclamación depende de lo que puedas demostrar. Antes de dar ningún paso, organiza toda la documentación que acredite que la deuda existe, cuánto se debe y desde cuándo:
- Contrato, presupuesto aceptado o pedido firmado.
- Facturas emitidas y, si es posible, prueba de que el cliente las recibió.
- Albaranes de entrega o actas de conformidad del trabajo realizado.
- Correos electrónicos, mensajes o WhatsApp en los que el deudor reconozca la deuda o prometa pagar.
- Extractos bancarios con pagos parciales.
Cuanto más clara sea la documentación, más fácil será recuperar el dinero sin llegar a juicio, y más rápido avanzará el procedimiento si hay que llegar a él.
Paso 1: la reclamación amistosa
La mayoría de los impagos se resuelven con una conversación a tiempo. Llama o escribe al deudor, recuérdale el importe y la fecha de vencimiento y pregunta si hay algún problema. A veces se trata de un despiste o de una dificultad puntual de tesorería que se puede resolver con un pequeño aplazamiento.
Si propones un calendario de pagos, déjalo por escrito y que el deudor lo acepte también por escrito. Ese documento sirve como reconocimiento de deuda y será muy útil si después incumple.
Paso 2: el requerimiento fehaciente (burofax)
Si la vía amistosa no funciona, el siguiente paso es un requerimiento formal de pago que deje constancia de su contenido y de la fecha de entrega. El medio más utilizado es el burofax con certificación de texto y acuse de recibo.
En él se identifica la deuda, se concede un plazo para pagar y se advierte de que, en caso contrario, se iniciarán acciones judiciales. Este requerimiento tiene varias ventajas: interrumpe la prescripción, sirve como prueba en un procedimiento posterior y, en muchos casos, es suficiente para que el deudor pague.
Desde 2025, la ley exige con carácter general que antes de presentar una demanda civil se haya intentado una solución negociada, lo que se conoce como medios adecuados de solución de controversias. Un requerimiento bien planteado, con una propuesta concreta, puede servir para acreditar ese intento. Por eso conviene redactarlo con asesoramiento jurídico.
Paso 3: el procedimiento monitorio
Cuando la deuda es dineraria, está vencida y se puede acreditar con documentos, el procedimiento monitorio es la vía judicial más rápida y económica. Sus principales características son:
- Sirve para cualquier importe. No hay límite máximo.
- Hasta 2.000 euros no necesitas abogado ni procurador, aunque contar con asesoramiento evita errores que pueden hacer perder tiempo.
- El juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en un plazo de 20 días.
- Si no paga ni se opone, se dicta un decreto que permite pasar directamente a la ejecución: embargo de cuentas, nóminas u otros bienes.
- Si se opone, el asunto pasa a un juicio verbal u ordinario según la cuantía.
Las comunidades de propietarios utilizan con frecuencia este procedimiento para reclamar cuotas impagadas. Si gestionas una comunidad, en nuestro servicio de administración de comunidades y mancomunidades nos encargamos del proceso completo, desde la certificación de la deuda hasta la reclamación.
Paso 4: juicio verbal o juicio ordinario
Si el deudor se opone al monitorio, o si la deuda no puede reclamarse por esa vía, hay que acudir a un procedimiento declarativo:
- Juicio verbal: para reclamaciones de hasta 15.000 euros. Es más ágil y, en muchos casos, puede resolverse sin vista oral.
- Juicio ordinario: para reclamaciones superiores a esa cantidad o para determinadas materias.
En ambos casos, la sentencia favorable permite pedir la ejecución si el deudor sigue sin pagar. También se pueden reclamar los intereses y, según el caso, las costas del procedimiento.
Plazos: hasta cuándo puedes reclamar
Las deudas no se pueden reclamar indefinidamente. Con carácter general, las acciones personales que no tienen un plazo especial prescriben a los cinco años desde que pudieron exigirse. Sin embargo, algunas deudas tienen plazos más cortos y otras tienen reglas propias, por lo que conviene revisar cada caso.
La buena noticia es que la prescripción se interrumpe con una reclamación extrajudicial fehaciente, como el burofax, o con el reconocimiento de la deuda por parte del deudor. Por eso es tan importante no dejar pasar el tiempo y documentar cada reclamación.
Si el deudor es una empresa: intereses y costes de cobro
Cuando la deuda deriva de una operación comercial entre empresas o entre una empresa y la Administración, la normativa de lucha contra la morosidad permite reclamar intereses de demora y una cantidad fija como compensación por los costes de cobro, además de la deuda principal. Muchos autónomos no lo saben y renuncian a importes que les corresponden.
Deudas de alquiler: el caso de los arrendamientos
Si eres propietario y tu inquilino ha dejado de pagar la renta, puedes reclamar las cantidades adeudadas y, si lo deseas, la recuperación de la vivienda o el local mediante el procedimiento de desahucio por falta de pago. Ambas acciones pueden acumularse en una misma demanda.
En los arrendamientos de vivienda existen requisitos específicos que conviene revisar antes de iniciar el proceso, especialmente cuando pueda haber situaciones de vulnerabilidad. Un análisis previo evita retrasos y demandas que no prosperan.
No olvides la parte fiscal: el IVA de las facturas impagadas
Un error frecuente es seguir soportando el IVA de una factura que el cliente nunca pagó. La ley permite, cumpliendo determinados requisitos y plazos, modificar la base imponible y recuperar el IVA ingresado de créditos incobrables. También es posible, en ciertos casos, registrar la pérdida como gasto en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF.
Estos trámites exigen haber reclamado la deuda por vía judicial o mediante requerimiento notarial, así que la estrategia jurídica y la fiscal deben ir de la mano. En Oché Asesores coordinamos ambas desde nuestro área fiscal y el seguimiento contable desde el área contable.
Préstamos entre particulares y deudas familiares
No todas las deudas nacen de una factura. Los préstamos entre amigos, familiares o antiguos socios son una fuente habitual de conflictos, precisamente porque suelen hacerse sin papeles. Si prestaste dinero, intenta reunir las transferencias bancarias, los mensajes en los que se habla del préstamo y cualquier documento firmado. Desde el punto de vista fiscal, los préstamos entre particulares deben documentarse y declararse ante la Comunidad de Madrid, aunque estén exentos de pago, y Hacienda puede presumir que son retribuidos si no se acredita lo contrario. Formalizarlos bien desde el principio evita problemas tanto si hay que reclamar como si Hacienda pregunta.
Cómo prevenir los impagos
Aunque no se puede eliminar el riesgo, sí se puede reducir:
- Pide un anticipo en trabajos o pedidos grandes.
- Formaliza siempre los encargos por escrito, con importe y condiciones de pago.
- Factura en cuanto se entrega el trabajo y vigila los vencimientos.
- Consulta la solvencia de los nuevos clientes cuando el importe sea relevante.
- Actúa en cuanto haya un retraso: cuanto antes se reclama, más fácil es cobrar.
Preguntas frecuentes
¿Necesito abogado para reclamar una deuda pequeña?
En un procedimiento monitorio de hasta 2.000 euros no es obligatorio. Aun así, una revisión previa de la documentación y del requerimiento ayuda a evitar que el juzgado lo inadmita o que el deudor se oponga con éxito.
¿Cuánto tarda un procedimiento monitorio?
Depende de la carga de trabajo del juzgado y de si el deudor es localizado con facilidad. Si no se opone, suele resolverse en unos meses. Si se opone, el plazo se alarga con el juicio correspondiente.
¿Puedo reclamar si solo tengo mensajes de WhatsApp?
Pueden servir como prueba, sobre todo si el deudor reconoce la deuda. Lo ideal es completarlos con otra documentación, como facturas, transferencias o el presupuesto aceptado.
¿Qué pasa si el deudor no tiene bienes?
Se puede solicitar al juzgado la averiguación patrimonial para localizar cuentas, nóminas o propiedades. Si no hay nada que embargar, la ejecución queda pendiente hasta que el deudor tenga bienes, y además se puede valorar la recuperación del IVA de la factura.
Te ayudamos a recuperar lo que te deben
Cada impago tiene sus particularidades. Nuestro equipo jurídico estudia tu documentación, te propone la vía más rápida y rentable y se encarga de todo el proceso, desde el primer requerimiento hasta la ejecución. Conoce nuestro servicio jurídico y mercantil en Carabanchel o contacta con nosotros para revisar tu caso.